大專生涯發展協會~提振工作效率

        擔任大專生涯發展協會理事長之際，我曾為一家企業做過有關業務流程改善的工作，經過觀察之後，發現這家公司的確有很大的問題，因為浪費太多時間於業務流程，致使許多不必要的人力資源做了重複性工作，其結果是大家的工作效率都很低。
        即以一份公文來說吧！其實只要經辦人員和主管蓋章確認就可以了，他們卻把這麼簡單的流程複雜化到一共要透過四個部門、蓋十二個章才算完成，你說這是不是畫蛇添足？更離譜的是，大家都知道這個問題，但卻無人願意提出來，就這麼一「混」就是好幾年！

       要改善這個問題，首先得從自己的工作談起，只要注意五個原則，我想，工作效率一定能夠徹底提振起來。

        一、職務工作再釐清

        在工作了一段時間後，有關職務分工的界定難免模糊，這時工作的重疊、重複性就高了，於是，在所謂的灰色地帶，兩人自然會有踢皮球的現象發生，造成所謂的資源重複浪費，怎麼辦？其實很簡單，只要工作上重新釐清，看職務歸屬是誰的，把權責弄清楚後，問題自然迎刃而解。

        二、工作目標要明確

        這裡的工作目標指的是常態性工作，對完成時間的要求尤其重要，譬如以交報告來說，什麼時間應該做到什麼進度、什麼時後又是繳交時限，這可以一點兒不馬虎。還有，我們在訂定工作目標時一定要分短期、中期和長期目標，且時間要十分明確，這樣才可以在時間控制中完成每一件事。

        三、工作計畫要訂定

        很多人的工作效果不彰，就是因為沒有訂定工作計畫，不知道工作進度要如何完成？至於工作計畫要如何訂，這又牽扯到執行力問題了。

        四、行動品質要提升

        在你完成一件事時，如何才能把其中的品質、也就是快樂提升出來？行動品質其實常被工作情緒所影響，而真正的行動品質是來自充分分工與全心全力的投入。

       五、追蹤考核不能忘

        工作時一定要追蹤考核，也許你服務的企業並無這種機制，但千萬別忘了要對自己負責，隨時考核自己的工作績效。

        記得我出社會不久時，曾在一家大飯店內擔任企業輔導員的工作，那家飯店有一定主管就是做什麼都計畫周延的人，譬如他每天必定會花兩小時做好六十七項飯店裡的基礎檢核工作、更要求自己在下班前的十五分鐘與下屬做一些分享和溝通，對於這樣充分利用每分每秒、積極認真的人，他的工作情緒和效率當然也比一般人要好。

        在自己的工作中，我也經常檢討有關效率的問題因為我得工作繁忙、吃重，必須仰賴秘書和助理才能充分掌握工作流程和安排，在這個過程中，我發現若工作效率好，工作的瓶頸自然較少。大專生涯發展協會
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