談到時間管理，很重要的是必須有輕重緩急的觀念，尤其企業團隊最重整體績效，切不可因一己的延宕而拖累了大家。在這裡，我有五個步驟要與你分享。
一、澄清工作的價值與目標
在做一件時，首先要弄清楚重點，它可能需要什麼樣的人事資源？在什麼樣的狀況下才能達成？在完成的過程中要如何才能被肯定？唯有弄清楚目標，才能分出事情的先後順序。
我知道許多人做事都未預先設定目標，也沒有期限，在這種情形下，事情會做得好才怪呢！反之，先給自己一些期勉和鼓勵，告訴自己若做好會如何，不做好又會如何，有了這樣一個動能，在輕重緩急之間，我們自會有一套系統產生。
二、完善的計畫習慣
在做任何事時，最好都要有一套清楚的計劃表來幫助自己掌控工作進度。我常說，不要考驗自己的記性，因為一個有效計畫的養成，決不能依賴記憶力，如果你過度信任自己的記憶力，保證你會丟三落四，把許多事情都搞得一團糟。
記得隨身攜帶筆記本，一遇到重要的事情就隨手記下來；最好每天也養成訂計畫時間表的習慣，一大早要做什麼？上午要完成什麼？下班前又要完成什麼？要隨時提醒自己掌握計畫的品質。
三、不因惡小而為之
「惡小」不見得是壞事，不要因為它不重要而忽略它的存在，東摸摸西摸摸，一天加起來的時間可能就是一、兩小時，甚至更多時間。有句話說：不要上時間的小偷把你寶貴的時間都偷走。小事磋跎可是會耽誤你做大事的時間呦！
我對時間就很要求，在我既定的行程中，除非有突發事件，否則我是不會插接任何事的。例如我正要出門去辦事，時間都算好了，這時突然有一通私人電話找我，除非十萬火急我是絕不會接的。
四、絕佳的行動力
何謂絕佳的行動力？這在時間品質中是很重要的一個環節。首先，你必須把每一件事的先後順序安排好，用最少的時間，儘速去完成最重要的事。
關於行動力，有一個很重要的觀念：應該現在要做的事，馬上就去做！不要坐等明天。胡適先生曾寫：明日復明日，明日何其多，我生待明日，萬事成蹉跎。而時間管理的另一個重要的觀念是，我們現在做的事，就是未來的事，亦即多做一些重要卻不急的事；如果你已了解並做到，那就算掌握了行動力的品質。
五、持之以恆
行動力必須持之以恆的去做，否則即等於白做。
前台南啟智學校的校長鄭武俊先生說過：「好的習慣不容易養成，一旦養成就會受益一輩子；壞的習慣很容易養成，一旦養成就會受制一輩子。」他又說：「好的習慣是我們一生的僕人，壞的習慣卻是我們一生的主人。」這兩句話是不是很有意思？可見我們會受益於好習慣，卻受制於壞習慣。所以，我們應培養良好的習慣並持之以恆去做很多事。
我在工作上同時兼有多重角色，是一個學校的講師、一家公司的最高主管、很多家企業的顧問，我還會固定要在媒體上發聲、接受採訪；閒暇時，寫作出書也成為一個工作，像這樣忙碌的生活，在時間的安排與掌控上就必須特別清楚，否則會一團亂。
很多學生就常問我：「楊老師，你隨時要分身扮演這麼多的角色，請問你是如何做到的？」這時我就會取出我的筆記本給他們看，因為上面密密麻麻、清清楚楚的記載著我的行事曆。除了日常一些例行邀約、公事私事，最重要的是我還訂下了許多短期、中期和長期計畫，並有具體的時間比例分配表。
譬如年度計畫，它屬於短期計畫，我會先抓個大概，十二個月裡大約工作佔了十二分之五；其他十二分之三是自我學習與成長、十二分之二用於做社會公益、回饋的事、最後的十二分之二才擺在交友與家庭生活上，這樣的比例是我認為很適中的分配。再進一步延伸，我會以工作的十二分之五作細分，把它落實於每個月的行動裡、每天的生活當中。其它則以此類推。難能可貴的是要如何去完成它，這時你就知道行動力的重要性了。i-Talent*學習計畫
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