2012年10月19日 星期五

提昇工作效率的能力 ~iTalent*學習計畫

      有一個工程師因工作效率非常低,因此成為公司最想FIRE掉的重點對象。在我與這位工程師談過之後,我發現他並不是一個混日子的人,反而他每天工作的時間都長達十四小時之久,那他到底是在忙什麼呢?原來他大部分時間都在打研究報告,打完報告後,他又花了很多的時間在修飾潤稿上,以致天天加班,又不見明顯的的工作績效。他不知道公司最在意的是要他把一些數據提報出來,而非冗長文字的陳述,那些都是不必要的。從這工程師的案例可以看出,他簡直沒有時間管理概念。
iTalent學習計畫
   談到時間管理,很重要的是必須有輕重緩急的觀念,尤其企業團隊最重整體績效,切不可因一己的延宕而拖累了大家。在這裡,我有五個步驟要與你分享。
   一、澄清工作的價值與目標
   在做一件時,首先要弄清楚重點,它可能需要什麼樣的人事資源?在什麼樣的狀況下才能達成?在完成的過程中要如何才能被肯定?唯有弄清楚目標,才能分出事情的先後順序。
   我知道許多人做事都未預先設定目標,也沒有期限,在這種情形下,事情會做得好才怪呢!反之,先給自己一些期勉和鼓勵,告訴自己若做好會如何,不做好又會如何,有了這樣一個動能,在輕重緩急之間,我們自會有一套系統產生。
   二、完善的計畫習慣
   在做任何事時,最好都要有一套清楚的計劃表來幫助自己掌控工作進度。我常說,不要考驗自己的記性,因為一個有效計畫的養成,決不能依賴記憶力,如果你過度信任自己的記憶力,保證你會丟三落四,把許多事情都搞得一團糟。
   記得隨身攜帶筆記本,一遇到重要的事情就隨手記下來;最好每天也養成訂計畫時間表的習慣,一大早要做什麼?上午要完成什麼?下班前又要完成什麼?要隨時提醒自己掌握計畫的品質。
     三、不因惡小而為之
   「惡小」不見得是壞事,不要因為它不重要而忽略它的存在,東摸摸西摸摸,一天加起來的時間可能就是一、兩小時,甚至更多時間。有句話說:不要上時間的小偷把你寶貴的時間都偷走。小事磋跎可是會耽誤你做大事的時間呦!
   我對時間就很要求,在我既定的行程中,除非有突發事件,否則我是不會插接任何事的。例如我正要出門去辦事,時間都算好了,這時突然有一通私人電話找我,除非十萬火急我是絕不會接的。
   四、絕佳的行動力
   何謂絕佳的行動力?這在時間品質中是很重要的一個環節。首先,你必須把每一件事的先後順序安排好,用最少的時間,儘速去完成最重要的事。
   關於行動力,有一個很重要的觀念:應該現在要做的事,馬上就去做!不要坐等明天。胡適先生曾寫:明日復明日,明日何其多,我生待明日,萬事成蹉跎。而時間管理的另一個重要的觀念是,我們現在做的事,就是未來的事,亦即多做一些重要卻不急的事;如果你已了解並做到,那就算掌握了行動力的品質。
   五、持之以恆
   行動力必須持之以恆的去做,否則即等於白做。
   前台南啟智學校的校長鄭武俊先生說過:「好的習慣不容易養成,一旦養成就會受益一輩子;壞的習慣很容易養成,一旦養成就會受制一輩子。」他又說:「好的習慣是我們一生的僕人,壞的習慣卻是我們一生的主人。」這兩句話是不是很有意思?可見我們會受益於好習慣,卻受制於壞習慣。所以,我們應培養良好的習慣並持之以恆去做很多事。
   我在工作上同時兼有多重角色,是一個學校的講師、一家公司的最高主管、很多家企業的顧問,我還會固定要在媒體上發聲、接受採訪;閒暇時,寫作出書也成為一個工作,像這樣忙碌的生活,在時間的安排與掌控上就必須特別清楚,否則會一團亂。
   很多學生就常問我:「楊老師,你隨時要分身扮演這麼多的角色,請問你是如何做到的?」這時我就會取出我的筆記本給他們看,因為上面密密麻麻、清清楚楚的記載著我的行事曆。除了日常一些例行邀約、公事私事,最重要的是我還訂下了許多短期、中期和長期計畫,並有具體的時間比例分配表。
   譬如年度計畫,它屬於短期計畫,我會先抓個大概,十二個月裡大約工作佔了十二分之五;其他十二分之三是自我學習與成長、十二分之二用於做社會公益、回饋的事、最後的十二分之二才擺在交友與家庭生活上,這樣的比例是我認為很適中的分配。再進一步延伸,我會以工作的十二分之五作細分,把它落實於每個月的行動裡、每天的生活當中。其它則以此類推。難能可貴的是要如何去完成它,這時你就知道行動力的重要性了。i-Talent*學習計畫

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